OFFRE D’EMPLOI – ADJOINT(E) ADMINISTRATIF

Catégorie d’emploi :  Technique

Horaire : Fixe

Relevant de la Présidente-Directrice Générale, l’Adjoint(e) administratif est responsable de tout ce qui sous-tend l’administration de l’entreprise. C’est une personne clé au sein de l’organisation. Elle est directement en relation avec les clients dans le traitement des demandes. Elle assure le soutien en secrétariat au sein d’une équipe multidisciplinaire de professionnels.

Volet Administratif
Tout en respectant les normes et procédures mises en place par l’entreprise, cette personne précieuse :
•  Soutient la direction générale dans ses tâches et gère en partie l’agenda de la direction

•  Est responsable des procédures administratives et de les faire respecter

•  Maintient à jour la base de données des clients et fournisseurs

•  Ouvre les nouveaux dossiers, s’assure du bon cheminement de ceux-ci et de leur classement

•  Traite les factures et les chèques pour le comptable et prépare les prévisions budgétaires

•  Prépare les factures et les envoie aux clients

•  Prépare les rapports de fin de mois pour le comptable

•  Prépare les rapports d’évaluation des projets terminés et procède à l’archivage des dossiers, tant informatiques que physiques

• Est responsable de l’accueil des nouveaux employés et leur donne la formation sur les procédures et les logiciels en place

• Effectue les commandes de fournitures de bureau et assure le suivi

• Effectue toute autre tâche connexe en lien avec le travail

Volet Réception

•  Reçoit les communications téléphoniques et les achemine aux employés concernés, fournit certaines informations aux clients et accueille les visiteurs

•  Est responsable des envois postaux par courrier express, local, régional et international

•  Assure un service à la clientèle à la hauteur de Sublim

•  Active et renouvèle les services: téléphone, Internet, système d’alarme, Concept Share, Egnyte Cloud FTP et autres services Internet

•  Renouvèle les assurances et les inscriptions aux différentes associations
 

Volet Secrétariat

•  Effectue les travaux de traitement de texte et rédige à l’occasion lettres et mémos

•  Effectue la révision linguistique de tous les documents

•  Organise et classe les documents internes

•  Produit les dossiers destinés aux concours d’entreprises et subventions gouvernementales;

•  Produit des documents légaux avec l’aide de l’avocat de la compagnie

•  Effectue les vérifications légales

•  Vérifie les contrats avant signature

Qualifications

Nécessaires

•  Diplôme d’Études Collégiales en bureautique ou l’équivalent

•  Minimum de 3 années d’expérience dans des fonctions similaires

•  Très bonne connaissance des outils informatiques nécessaires en bureautique tels que MS Office, Acrobat et FileMaker de même qu’une curiosité pour l’apprentissage de nouveaux outils informatiques et une aisance dans l’environnement Apple

• Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée

• Excellente maîtrise de la langue anglaise écrite et parlée

• Être en mesure de gérer plusieurs projets à la fois et aimer le travail d’équipe

• Débrouillardise et goût d’apprendre de nouvelles fonctions

• Avoir de l’entregent, de l’initiative, un excellent sens de l’organisation et des priorités

Un atout

• Intérêt pour les arts visuels

• Connaissance du milieu juridique

• Posséder un permis de conduire valide et un véhicule.

Conditions particulières au poste

L’organisation s’attend à une présence et à un service client pendant 35 heures, réparties sur 5 jours. Compte tenu du caractère mondial de l’entreprise, les heures de travail peuvent être atypiques.

Si cette description correspond à votre profil, faites parvenir votre curriculum vitæ par courriel à emplois@sublim.ca à l’attention de Dominique Fraser en mentionnant, en objet, Poste dʼAdjointe ou dʼAdjoint Administratif, et ce, au plus tard le 7 Octobre 2011. Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées pour une entrevue.

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